excel35招必學(xué)秘技 excel表格的使用技巧

和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號(hào)。其實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT（“特殊符號(hào)”，填充位數(shù)）”。

比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號(hào)填充至16位，就只須將公式改為“=（A2&REPT（″#″,16-LEN（A2）））”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號(hào)填充至16位，就要改為“=REPT（″#″,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我們想用“#”號(hào)將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號(hào)的話，那就改為：“=（TEXT（A5,″$#,##0.00″（&REPT（″#″,16-LEN（TEXT（A5,″$#,##0.00″））））”，一定能滿足你的要求。

二十三、創(chuàng)建文本直方圖

除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號(hào)的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。

比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：

在E3單元格中寫入公式“=IF（D3<0,REPT（″n″,-ROUND（D3*100,0））,″″）”，然后選中它并拖動(dòng)“填充柄”，使E列中所有行都能一一對(duì)應(yīng)D列中的結(jié)果；接著在G3單元格中寫入公式“=IF（D3>0,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖動(dòng)填充柄至G14。我們看到，一個(gè)沒有動(dòng)用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。

二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)

有時(shí)候，我們可能對(duì)某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑?ldquo;TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：

“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）”

該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。

二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換

這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel 2002就會(huì)自行安裝了。

完成后我們?cè)俅未蜷_“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。

二十六、給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎

我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容（包括靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢”，對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。

比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個(gè)“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們?cè)?ldquo;輸入學(xué)生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出該學(xué)生的各科成績。具體實(shí)現(xiàn)的方法如下：

將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項(xiàng)。在如圖18彈出的窗口中，選擇 “VLOOKUP” 函數(shù)，點(diǎn)“確定”。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們?cè)O(shè)置“Lookup_value”（指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值）為“C8”（即搜索我們?cè)贑8單元格中填入的人名）；“Table_array”（指數(shù)據(jù)搜索的范圍）為“A2∶B6”（即在所有學(xué)生的“語文”成績中搜索）；“Col_vindex_num”（指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號(hào)）為“2”（即數(shù)值在第2列）；“Range_lookup”（指是否需要精確匹配）為“FALSE”（表明不是。如果是，就為“TURE”）。設(shè)定完畢按“確定”。

此時(shí)回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，F(xiàn)ALSE）”。復(fù)制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，F(xiàn)ALSE）”（其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述）。

接下來，我們就來檢驗(yàn)“VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個(gè)學(xué)生名，比如“趙耀”，回車之下我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動(dòng)顯示出該生的入學(xué)成績了。

二十七、Excel工作表大綱的建立

和Word的大綱視圖一樣，Excel這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”選項(xiàng)。并在彈出菜單的“選定匯總項(xiàng)”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可。

二十八、插入“圖示”

盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對(duì)于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對(duì)于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”；而要表達(dá)資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”；當(dāng)然，要說明各種數(shù)據(jù)的交叉重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調(diào)出“圖示”工具欄。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個(gè)圓環(huán)。